Ушел бухгалтер


ИТАК…
Что делать, ЕСЛИ…
1) Ваш бухгалтер однажды решит Вас покинуть?
По добру или нет, для Вас это, поверьте, не будет иметь принципиального значения, потому что бухгалтер — он как «художник и поэт» — не важно как ушёл, главное — что после себя оставил. Наследие бухгалтера — бухгалтерия и деньги предпринимателя.
Спросите руководителей 10 любых компаний что они знают о состоянии своего бухгалтерского учета и сданной отчетности и получите минимум 7, а то и 9, ответов — НИЧЕГО, от слова совсем. При этом они в полной уверенности, что у них все ок, потому что «Бухгалтер работает давно, завоевала доверие», «Нам не приходит никаких штрафов, значит всё в порядке», «Бухгалтерию ведут друзья/жена/сестра» (ну и в голосе явный упрек, что мол, давай, давай, найди в себе силы наехать на моего родного человека»).
Данная статья — не для бухгалтеров, об этом м ранее предупредили, потому что как делать себе «вина и на ручки» они знают очень хорошо, «не правда ли?», я знаю, что Вы тоже это читаете)) ха-ха).
Это статья для Вас, уважаемые руководители, владельцы, управляющие, директора! Кто, доверяя свою бухгалтерию, а часто и ДЕНЬГИ, остаются, порой, в полном неведении, но в ложной уверенности, что они в надежных, родных и сильных руках.
2) Вы хотите избежать последствий, которые неминуемо наступят, как результат ситуации, описанной в п.1)?
Всё же уберите от экранов Вашего бухгалтера, честно, ему не понравятся наши рекомендации, а некоторых даже начнёт дергаться глаз)
— Первый, и важный шаг — платформа, в которой ведётся бухгалтерия, должна быть Вам элементарно понятна. Без деталей, без нюансов, Вы просто должны знать как ею пользоваться, чтобы получить отчет, сделать анализ и увидеть ситуацию. Берите программу «на вырост», чтобы не пришлось менять, если Вы все-таки попадете в список Forbes.
— Второй — следствие первого — никаких «компьютер у бухгалтера дома», «ноутбтук где-то у бухгалтера» или «я не знаю, где-то у бухгалтера». В один прекрасный момент это где-то может быть остров Бали, солнечная Италия или томный Крит. Все варианты, исключающие для Вас возможность в любую минуту и секунду посмотреть, увидеть, «пощупать», должны быть отброшены, как попытка диверсии и путь в пропасть, а так же желание предлагаемого такое — попивать мохито на Бали в рабочее время….
База должна быть доступна руководителю с полными правами, а вот далее распределение прав должно зависеть от должностных обязанностей и полномочий.
Компьютер только в офисе компании без возможности выноса и переноса (кроме форс-мажорных случаев, переезда и ремонта). В общем — без Вашего ведома он должен быть на месте, хоть приколачивайте гвоздями к полу или ставьте охрану)))
И еще одна страховка — на случай, если Ваш бухгалтер супервумен, терминатор или женщина-кошка, которая таки пробила охрану и открутила комп от пола — обязательное резервирование базы! Чтобы даже в случае «выноса тела» его мозг был в целости и сохранности и смог нарастить «еще много-много»…тел. У гидры должно быть много голов, она отлично подходит под прообраз хорошей бухгалтерии.
-Третий — регулярный аудит. Не экономьте на своих деньгах, иначе в конечном счете можете вообще остаться без них.
— Четвертое — Обязуйте бухгалтера регулярно запрашивать и предоставлять Вам налоговые сверки! Сверка даёт информацию об уплаченных налогах и налоговых задолженностях и является хорошей проверкой на прочность уверенности, что всё идет как надо и фразами «У нас всё хорошо! Проверок не было, нет, но раз штрафы не приходят значит все хорошо!». Лучше не бежать впереди такого «паровоза» как ИФНС и не ждать, когда на Вас начнут сыпаться уведомления. Поверьте, когда штраф приходит — уже как правило поздно что-то исправлять, Вас просто заставят платить и как правило уже с набежавшей пеней или вызовут на проверку, а то и приедут сами. Да, у нас в стране нужно доказывать, что ты не слон еще в этой, человеческой жизни. Поэтому, соблюдайте налоговую «гигиену», будьте в курсе ситуации и держите «руку на пульсе» бухгалтера.
Для справки. Получение сверки. Как это происходит, варианты:
По эл. каналоам связи:
а) запрос отправляется в программе, где сдается отчетность.
б) запрос отправляется через кабинет налогоплательщика
Лично (сладкий вариант для бухгалтеров прошлого века — «Сегодня не работаю, я в налоговой!»)
а) со звонким стуком каблучков ножки идут в налоговую, чтобы подать заявление на сверку и потом возвращаются для получения сверки.
Варианты работы процесса через эл.каналы связи не требует отвлечения бухгалтера от рабочего процесса, разрыва рабочего графика и занимает в среднем до 3х дней.
Вариант с каблучками — намного дольше, как минимум — отвлечет бухгалтера, как максимум — его не будет на рабочем месте два дня.
Как это делаем мы для наших клиентов. Эл. обмен данными с ИФНС (даже если у Вас нет электронно-цифровой подписи) уже является частью любого из наших тарифов, поэтому подобную работу мы проводим через наш сервис 1СБО (в котором сдаем отчетность) и тратим на это в общей сложности 5-10 минут.
— Пятое — на каждую сдачу отчетности у Вас, как у руководителя должна быть квитанция о сдаче отчетности. Квитанция предоставляется в том виде, в которой отчетность сдавалась — если в электронном — электронная, а если в бумажном лично — бумажная. Квитанция не скажет Вам о качестве сданной отчетности, она всего лишь подтвердит факт ее сдачи. Поверьте, в свете случаев, которые мы рассматривали выше наличие и этих квитанций большая удача и счастье. Но в случае сдачи отчетности лично, квитанция особенно важна, так при сбое или утере информации в ИФНС Вы легко докажете, что отчетность сдали. В случае с эл. документооборотом факт утери документов в ИФНС исключен, здесь квитанция скорее как элемент контроля работы бухгалтера, всё же лучше знать, что отчетность сдается и сдается вовремя. чем не знать совсем.
Стоит помнить, что квитанции невозможно получить за прошедший период. То есть если таких квитанций нет ни у Вас ни у Вашего бухгалтера, требовать их нет смысла, ИФНС такую информацию не предоставляет. В этом случае стоит просто скрестить пальцы (на ногах в том числе) и ждать и ждать вестей. Они могут быть в двух вариантах — или полностью отсутствовать, что будет значить, что всё в порядке, и то от слова — пока, либо догонят Вас в виде писем и уведомлений о задолженности и штрафах.
Какой именно вариант будет Вашим решаете, увы, не Вы, а Ваш бухгалтер, так как это его зона ответственности.
Ну что?! Вы все еще уверены, что всё точно в полном порядке?!